近年来，会议记录、专题访谈、工作纪实等各类录音录像档案持续增加，不少单位借助AI语音转写工具处理音视频档案，快速生成文字文稿，为档案检索、查阅提供便利。在实际工作中容易形成一种认知误区，认为完成语音转写并保存文字文稿，即完成音视频档案归档工作。2026年9月1日正式实施DA/T110 2026《录音录像档案语音识别转写工作规范》，对该项工作作出明确约束，AI转写形成的文稿不能够替代原始音视频档案，转写全流程需要遵循对应的合规管理要求。
在档案整理实操过程中，不少单位存在诸多不规范做法。部分单位仅保存AI输出的文字内容，忽视对原始音视频文件的质量校验；面对AI识别产生的错别字、语句偏差、内容漏记等问题，未组织开展人工校对修正；仅保存最终版本的文稿，转写操作、版本迭代、经办人员等信息缺少完整记录。倘若原始音视频文件发生损坏，脱离原件支撑的转写文本，并不具备独立的档案凭证效力，会直接造成档案价值受损。
按照新标准的界定，原始录音录像文件才是正式归档原件，AI转写生成的文稿属于派生利用材料，主要服务于档案查阅与参考使用。开展AI语音转写工作，首先应当保障原始音视频档案完整归档留存，即便已经生成转写文本，也不得删除原始音视频载体。完成AI自动转写之后，必须落实人工校核环节，对识别错误内容予以修正，完整登记校核人员与校核时间。转写文稿需要与原始音视频档案建立元数据关联，妥善保存不同阶段的版本信息，做好版本全生命周期管理。同时，转写产生的全部文稿应当纳入档案统一管控体系，随同对应的原始音视频档案一并保管，不可单独零散存放。
AI语音转写的核心价值是提升档案整理与利用的工作效率，不能混淆工具与档案原件之间的主次关系。音视频档案管理应当坚持原始音视频为本，转写文稿为辅的原则，依靠人机协同的工作模式，落实新标准各项管理要求，保障录音录像档案真实、完整、可用、安全。